Tour d’horizon de la dématérialisation


La dématérialisation des documents consiste à transformer tout support papier en fichier électronique. Une solution de numérisation, dans laquelle les entreprises trouvent leur compte : la gestion des documents numérisés est plus simple à tous les niveaux (traitement, archivage, partage…). Mieux encore, tout type de document peut être dématérialisé, pour peu que le processus respecte les procédures légales et sécuritaires. Selon des études récemment menées, les entreprises dématérialisent en priorité des documents courants, comme les courriers entrants, les factures reçues, les relevés bancaires, ou encore les bons de commande et de livraison. En outre, la dématérialisation peut être duplicative ou native. Elle est duplicative lorsqu’on numérise des documents au format papier. Elle est native si les fichiers en provenance d’un organisme tiers sont déjà numérisés. Dans les deux cas, l’intégrité des documents reste intacte.

Un phénomène en plein essor

Une enquête réalisée dernièrement a révélé que 90 % Français disposent actuellement d’une connexion Internet. Elle indique aussi que 86 % des consommateurs voient en la dématérialisation des documents, une solution d’avenir, d’autant que dans le cas d’un relevé bancaire ou d’un bulletin de paie, ils conservent le droit de réclamer un support papier. Le magazine numérique Gazette des communes y voit un dispositif pour moderniser la société. Par ailleurs, les entreprises françaises tablent sur la dématérialisation des documents pour dupliquer leur productivité et leur rentabilité. En plus de la réduction des coûts de stockage et de la facturation, cette solution d’archivage leur permet aussi d’accélérer le recouvrement. Certaines entreprises mettent ainsi les bouchées doubles, en misant sur un taux de dématérialisation avoisinant les 100 %. Enfin, le domaine des ressources humaines est le premier à croire en cette solution de numérisation. Ce service a procédé depuis déjà fort longtemps à la dématérialisation des documents clés comme le bulletin de paie, les déclarations sociales, et même le contrat.

L’évolution de la dématérialisation de documents

La dématérialisation de documents a évolué au fil du temps. Dans un premier temps, les entreprises s’en sont tenues au scanner. A l’heure actuelle, bon nombre d’entre elles misent sur le GEIDE (Gestion Électronique d’Informations et de Documents pour l’Entreprise), connu également sous l’appellation GED (Gestion électronique de documents).

Facilité de traitement et de gestion

Le scanner facilite grandement le traitement et la gestion des documents. En effet, les fichiers numérisés peuvent être envoyés en pièce jointe via un courrier électronique. Leur stockage devient aussi facile, avec l’avènement des supports comme une bibliothèque numérique, un coffre fort électronique, ou des serveurs (pour les mettre à disposition du réseau).

Qu’en est-il du GEIDE

Le GEIDE utilise un logiciel d’archivage électronique, idéal pour stocker les fichiers bureautiques, courriels, document photographique… en toute sécurité sur un serveur interne ou sur le Cloud. En effet, cette solution d’archivage intègre un système permettant de sécuriser ou d’hiérarchiser l’accès aux documents. Mieux encore, le GEIDE est omniprésent dans le cycle de vie d’un fichier : il permet la création, l’indexation (pour en simplifier la recherche), la consultation, mais encore la suppression d’un document. Rien d’étonnant donc si cette solution d’archivage devient le standard dans les entreprises.

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